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Ökologische Nachhaltigkeit im Büro

„Ökologische Nachhaltigkeit“ ist eines der gesellschaftlich bedeutenden Themen der Gegenwart. Auch der Arbeitsplatz Büro ist davon nicht ausgenommen. Zahlreiche Bereiche sind durch die Tendenz zur Digitalisierung sehr stark und viel schneller als erwartet in den Fokus gerückt. Nicht zu übersehende Entwicklungen haben diesen Prozess beschleunigt. Eine wesentliche Erkenntnis ist, dass die ökologische Nachhaltigkeit nicht nur die Verwendung umweltverträglicher Büromaterialien umfasst, sondern auch den bewussten Umgang mit allen Ressourcen. Dabei muss der gesamte Produktzyklus von der Herstellung bis zum Ende der Nutzung und die sich anschließenden Recyclingmöglichkeiten in die Entscheidung einbezogen werden. Wobei die Wechselwirkungen in jeder Phase des Gebrauches mit der belebten und unbelebten Natur und der verantwortungsvolle Umgang mit der Energie nicht unbeachtet bleiben dürfen.
1. Belastungsquellen erkennen
Die Belastungsquellen für Umwelt und Gesundheit sind vielfältig und müssen möglichst früh identifiziert werden, um mit entsprechenden Entscheidungen oder Maßnahmen gegensteuern zu können. In Großraumbüros gibt es nur wenige Vorbeugemaßnahmen gegen die Verbreitung von krankheitserregenden Bakterien und Viren. Durch die künstliche Klimatisierung des Büroraumes und die permanente Zugluft stellt sich rasch das Gefühl von Unwohlsein ein. Die Lichtplanung muss sich nach den Bedürfnissen der Mitarbeiter an ihren jeweiligen Arbeitsplätzen richten. Dabei ist die Lichtplanung flexibel und multifunktional auszuführen.
Materialverbrauch
Im Büro werden vor allem Papier, Verpackungsmaterialien und Toner verbraucht. Wo immer es möglich ist, sollten Recyclingpapiere verwendet werden. Sie bestehen zu 100% aus Altpapier, die den konventionellen Papieren hinsichtlich der Qualität und Optik in nichts nachstehen. Auf chlorgebleichte Frischfaserpapiere sollte völlig verzichten werden. Sie sind zwar ökologisch betrachtet eine Verbesserung, schneiden in der Ökobilanz aber schlechter ab als Recyclingpapiere.

Bei Druckern und Kopierern kann die Duplex-Funktion für beidseitiges Drucken/ Kopieren voreingestellt werden, das spart Material, senkt Kosten und reduziert den Papiermüll.

Durch den zunehmenden Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen und digitaler Rechnungsstellung werden Briefe, Rechnungen u. Ä. – ohne Medienbruch – im geeigneten PDF-Format per E-Mail verschickt, in der Cloud gespeichert und archiviert. Schriftgut, das nicht ausgedruckt wird, muss nicht abgelegt werden. Dies spart teure Lagerfläche.

Beim Einkauf von Büromaterialien wie z. B. Bleistifte, Kugelschreiber, Textmarker, Klebestifte und Plastikhüllen sollten Materialien bevorzugt werden, für die keine Entsorgung notwendig ist. Falls gerechtfertigt, sind auch höhere Preise in Kauf zu nehmen. Beschaffen Sie Ihre Büromaterialien bei lokalen Anbietern, um unnötig lange Transportwege zu vermeiden. Verbindliche und allgemeingültige Richtlinien im Unternehmen sind zu schaffen. So wird die umweltgerechte Beschaffung von Büroartikeln festgeschrieben und die ökologische Nachhaltigkeit gewährleistet. Fast jeder Hersteller von Druckern/ Kopierern nimmt den Resttoner und die Tauscheinheiten zurück und sorgt so für eine fachgerechte Entsorgung.
Energieverbrauch
Viele Arbeitsprozesse im Büro werden digitalisiert. Dies führt zu einem hohen Energieverbrauch, für den durch geeignete Maßnahmen gegengesteuert werden kann. Deshalb ist beim Einkauf von EDV-Geräten auf einen geringen Energieverbrauch zu achten. Mit technisch aktuellen Geräten können 60 Prozent und mehr der Energie eingespart werden. Geräte wie Computer, Kopierer, Faxgeräte, Scanner sollten mit dem Umweltzeichen „Blauer Engel“ ausgezeichnet sein. Der schleichende Energieverbrauch wird durch Unterbrechung des Stand-by-Betriebes vermieden.
Schadstoffbelastung
Schadstoffe aus Möbeln, Schreibmaterialien, Teppichböden, Kopierern, Reinigungsmitteln u. a. tragen zur Innenraumluftbelastung bei und bereiten Probleme bei der Beseitigung. Bei Kopiergeräten kann der Austritt von Ozon an die Umgebungsluft im Büro durch Ozon-Katalysatoren aus Aktivkohle minimiert werden. Sie wandeln Ozon in Sauerstoff um. Tonerpulver besteht aus einem feinen Gemisch verschiedener Stoffe mit einer Partikelgröße von ca. 5 – 30 μm. Bei Fotokopierern und Laserdruckern kommt es im laufenden Betrieb zu Toner- und Staubfreisetzung. Daneben finden sichflüchtige Tonerbestandteile, die bei der thermischen Fixierung frei werden. Toner aus Kunstharzen und reinem Kohlenstoff sind im Betrieb für die Umwelt unbedenklich und es ist keine Gesundheitsgefährdung zu erwarten. Auch die Staubfreisetzung wird durch Filter minimiert. Es gibt aber nicht den Toner, denn jeder Hersteller hat seine eigenen Rezepturen, die auf die jeweiligen Geräte abgestimmt sind. Vor allem beim unsachgemäßen Wechseln der Tonerkartuschen kann es zu einer höheren Staubfreisetzung kommen.
Lärm
Viele Bürogeräte verursachen Lärm. Der Grenzwert von 55 dB (A) für „geistige Arbeit“ sollte nicht überschritten werden. Geräuschdämmende Unterlagen können schon viel bewirken. Laute und lärmintensive Geräte wie Postbearbeitungsmaschinen sollten in einem gesonderten Raum in der Nähe des Arbeitsplatzes aufgestellt werden. In Open-Space-Büros stehen häufig Besprechungseinheiten für Meetings und Telefonzellen für ungestörtes Telefonieren bereit.
2. Den Lebenszyklus eines Produktes beachten
Die im Büro eingesetzten Büromöbel und -geräte haben eine begrenzte Lebensdauer. Um die Umweltbelastung möglichst gering zu halten, ist bei der Beschaffung darauf zu achten, dass bereits bei der Planung die Entsorgung mitbedacht wird. Recycelbare Komponenten wie Papier, Kunststoffe, Holz und Metalle lassen sich ohne großen Aufwand in den Kreislauf eines neuen Produktionsprozesses einbringen.

Viele Hersteller haben ein umfassendes Konzept für die Entsorgung ihrer Geräte entwickelt. Die zurückgenommenen Anlagen werden demontiert und in sog. Teilströme zerlegt.

Hier ein beispiel für wiederverwendbare Teile von EDV-Geräten:

→ edelmetallhaltige Teile
→ elektromechanischer Schrott
→ ökologisch unbedenkliche Reststoffe
→ behandlungsbedürftige Reststoffe

Beim Einkauf ist auf langlebige und nachrüstbare Geräte zu achten.
3. Abfälle sach- und fachgerecht entsorgen
Büroabfälle bestehen zum größten teil aus Wertstoffen, die zur Wiederverwendung unbedingt nach Wertstoffgruppen sortiert sein müssen.

→ Achten Sie auf konsequente Mülltrennung. Geeignete Müllbehälter sind farbig gekennzeichnet und so konstruiert, dass sie die Ablage von Gegenständen auf den Behältern nicht zulassen.
→ Richten Sie im Unternehmen eine Sammelstelle für Altbatterien und Elektronikmüll ein.
→ Verzichten Sie auf Geräte mit batteriebetrieb. Batterien dürfen nicht im restmüll entsorgt werden.


4. Geschäftsreisen ökologisch planen
Geschäftsreisen sollten nicht nur unter ökonomischen, sondern auch unter ökologischen Gesichtspunkten geplant werden. Vor der Planung sollten Sie sich die Frage stellen, ob die Geschäftsreise überhaupt durchgeführt werden muss. Eine gut organisierte Videokonferenz könnte zum gleichen Ergebnis führen. In der Regel lassen sich dadurch 30 Prozent der gesamten Reisekosten reduzieren.
Entscheiden Sie sich für die Geschäftsreise, sollten Sie folgende Punkte beachten:
→ Ist ein treffen mit dem Gesprächspartner auf halber Strecke möglich?
→ Kann ein Treffen mit Gesprächspartnern zusammengelegt (auf einer Reise mehrere Kunden besucht) oder mit einem Messebesuch gekoppelt werden?
→ Können Fahrgemeinschaften gebildet werden, wenn mehrere Personen zur gleichen Zeit das gleiche reiseziel haben?
→ Kann die Bahn statt des Autos/des Flugzeugs benutzt werden?
→ Buchen Sie bevorzugt Direktflüge, das senkt den CO2-Ausstoß.
→ Fliegen Sie Economyclass statt Businessclass. Durch höhere Kabinenausnutzung verursachen Economy-Passagiere weniger CO2-Ausstoß.
→ Mieten Sie ein Auto mit Elektro- oder Erdgas-Antrieb statt Benzin oder Diesel.

Ihre Autorin

Ingrid Stephan ist Expertin für Digitalisierung im Büro, Büromanagement, Arbeitsplatzberatung und Dokumentenmanagement. Sie ist stellvertretende Obfrau des Arbeitsausschusses „Text- und Informationsverarbeitung für Büroanwendungen“ im
DIN-Normenausschuss „Informationstechnik und Anwendungen“ und Autorin zahlreicher Bücher.

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