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Die neue DIN 5008 Teil 2

Im ersten Teil zur neuen DIN 5008 wurden die neuen und erweiterten Schreibregeln sowie ein Teil der neuen Gestaltungsregeln thematisiert. Weitere neue Gestaltungsregeln sind:
Tabellen mit Text
  • Tabellen können Sie auch für Aufstellungen, Listen, Übersichten, Gegenüberstellungen und Vergleiche verwenden. 
  • Die Anordnung der Text- und Grafikelemente sollte den Vorgaben desUnternehmens entsprechen (z. B. Corporate Design) und konsequent eingehalten werden.
  • Zeilenabstände, Einzüge, grafische Elemente (z. B. horizontale und vertikale Linien), Farben, Zeichenformatierungen und abgestufte Schattierungen dürfen Sie für eine gute optische Darstellung der Tabelle nutzen. 
  • Texte innerhalb der Felder richten Sie linksbündig aus. Alle ersten Zeilen in den Spalten beginnen Sie oben links. 
  • Einzelne Wörter, kurze Inhalte oder gleichlange Zahlen innerhalb einer Spalte können Sie horizontal und vertikal zentrieren. Evtl. bietet sich auch eine rechtsbündige Anordnung an. Unterschiedlich lange Zahlenkolonnen richten Sie rechtsbündig aus. 
  • Schriftgröße und Schriftart hängen von der Textmenge ab. Eine Schriftgröße von 8 Pt. sollte nicht unterschritten werden. Serifenlose Schriftarten sollten Sie bevorzugen. 
  • Aufzählungs- oder Nummerierungselemente dürfen Sie verwenden.
Beispiel für eine Tabelle in Textform
Anschriften
  •  Das Feld ist 45 mm hoch. Rücksendeangabe sowie Zusatz- und Vermerkzone sind zu einer Zone zusammengefasst. Das Anschriftfeld besteht aus 11 Zeilen, die Zusatz- und Vermerkzone aus fünf Zeilen und die Anschriftzone aus sechs Zeilen. Die Zusatz- und Vermerkzone ist 17,7 mm hoch, während die Anschriftzone eine Höhe von 27,3 mm hat. 
  • Von der oberen Blattkante bis zur 1. Zeile der Zusatz- und Vermerkzone bleibt in Form A des Geschäftsbriefes ein Abstand von 27 mm. In Form B beträgt der Abstand 45 mm. 
  • In der Zusatz- und Vermerkzone verwenden Sie eine Schriftgröße von 8 Pt. und einen Zeilenabstand von genau 10 Pt. 
  • Die Rücksendeangabe (Postanschrift des Absenders) behandeln Sie wie die übrigen Zusätze und Vermerke, z. B. „Einschreiben Einwurf“, oder elektronische Frankiervermerke. Ist kein Zusatz oder Vermerk vorhanden, steht die Rücksendeangabe über der Anschriftzone. In der Zusatz- und Vermerkzone mit Rücksendeangabe verwenden Sie eine kleinere Schriftgröße. Die Rücksendeangabe steht ohne Leerzeile über dem Zusatz, dem Vermerk oder über der Anschriftzone. Sind mehrere Vermerke aufzunehmen, verwenden Sie von unten nach oben die Zeilen 1 bis 5.

Beispiele für Anschriften
Kommunikationsangaben
  • Vorlagen für die Bezugszeichenzeile und die Kommunikationszeile sind in der neuen Norm nicht mehr aufgeführt, weil sie in der Praxis kaum noch genutzt wurden. Es gibt also nur noch den gestalteten Informationsblock und den Standardinformationsblock.
Handelspapiere
  • Im Anhang E sind Anwendungs- beispiele für Rechnungen und Lieferscheine aufgeführt, die als Alternativen zu den Handelspapieren nach DIN 4991 anzusehen sind.
Protokoll
  • In Protokollen werden die wesentlichen Informationen von Besprechungen, Sitzungen, Konferenzen, Gesprächen usw. schriftlich festgehalten. Dabei ist nach Art der Protokolle zwischen wörtlichen Protokollen, ausführlichen Protokollen (Verlaufsprotokollen), Kurzprotokollen und Ergebnisprotokollen (Beschlussprotokollen) zu unterscheiden. Kurzprotokolle enthalten lediglich die wesentlichen Diskussionspunkte, Anträge, Ergebnisse und Beschlüsse
  • Abläufe, wesentliche, auch unterschiedliche Standpunkte, Argumente, Anträge, Abstimmungsergebnisse, Beschlüsse, Vereinbarungen und Ergebnisse sind chronologisch, vollständig und eindeutig abzufassen. Sie sind im Präsens (Gegenwart) wiederzugeben. Aussagen von Sitzungsteilnehmern sind aber im Konjunktiv I (Möglichkeitsform) abzufassen. Informationen, die die Sitzungsteilnehmer erhalten, fügen Sie dem Protokoll als Anlage bei. 
Der Protokollkopf sollte diese Angaben enthalten:
  • Namen oder Abteilung des Unternehmens
  • Bezeichnung als „Protokoll“ oder „Niederschrift“
  • Anlass der Zusammenkunft
  • Datum, Beginn und Ende der Sitzung
  • Namen der Anwesenden, evtl. Hinweis auf die Anwesenheitsliste
  • Eingeladene, die nicht an der Sitzung teilnehmen oder sich entschuldigt haben
  • Namen der Sitzungsleitung und des Protokollführenden
  • Tagesordnung

Im Protokollfuß führen Sie das Datum der Protokollausfertigung auf. Das Protokoll ist vom Sitzungsleiter und dem Protokollführenden zu unterschreiben (handschriftlich oder rechtsverbindliche elektronische Unterschrift). Das Protokoll mit den Originalunterschriften muss aufbewahrt werden. Bei Bedarf führen Sie einen Verteiler und die beigefügten Anlagen auf.
Beispiel für eine Rechnung

Beispiel für ein Protokoll

Ihr Autor

Karl Wilhelm Henke war 42 Jahre lang Lehrer an einem kaufmännischen Berufskolleg und ist Autor von 100 Lehrwerken für Text- und Informationsverarbeitung, moderne Korrespondenz, Deutsch und Kurzschrift. Außerdem ist er Herausgeber der Zeitschriften „Theorie und Praxis der Textverarbeitung“ und „Winklers Illustrierte“ sowie Fachberater für Textverarbeitung und Mitarbeiter im Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen – Arbeitsausschuss Textverarbeitung im Deutschen Institut für Normung e. V. (DIN).

www.karl-wilhelm-henke.de
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